组织您的工作区

我们经常被质疑个人工作区域:“什么是最好的方式来组织一个办公桌空间,书架,和我的整个办公室吗?什么特殊的设备或工具能帮我组织工作最有效?多久我应该清洁和组织——假设它不会保持整洁就打扫?”

我将分享我的想法关于齿轮和工作区物流,但要记住,为了了解如何相互配合,使这项工作,您应该熟悉我的文档工作流图,一般参考文件中,备忘录文件,每周回顾。所有这些都可以在davidco.com网站上。

工作区应该像一个驾驶舱——所有控制方便的要求,从而实现最大的专注于手头的工作,快速完满地工作要做,和简单的临时处理各种形式的输入(从电子邮件、信件、电话和住谈话)。

基本的硬件

这是一个基本的工具箱:
1。收文篮(篮子)
2。在制品的篮子
3所示。站线架的文件夹(在制品
支持)
4所示。栏里
5。电脑
6。打印机(手头有一个正确的——它会节省你的时间!)
7所示。时钟
8。手机/电话应答机
9。捕获/通信工具-书写纸、订书机、
磁带;桌子托盘和持有人笔、便签纸、纸
剪辑、剪刀、邮票。
10。贴标机(文件)
11。新文件夹(很多,手边!)
12。文件柜(范围内)
13。电话/地址数据库
14。日历
15。个人用品(最好在手边抽屉):续杯
书写工具、电池、名片、
文具、信封、耳机、空白cd、小
工具,等等。

工作空间的功能

两种类型的材料属于您的工作区,并相应地非常富有成效的排序:
1。什么是永久的
2。在运输途中和不完整是什么

大多数人模糊的(如果有的话)物理和可见的区别这两种截然不同的类别的环境——行动要求,哪些没有,因为它属于那里。在我们的工作流程与高管教练,我们让他们做的第一个活动是什么不变,仍然需要注意什么。经常也有许多事情应该被净化的环境。有时过多的过时的“东西”可以积累,堵塞抽屉和桌子的角落和缝隙房地产。

永久的东西

您的工作区中唯一一项属于永久是:供应,参考材料,装饰,和设备。别的先在要处理的收文篮,然后是扔,咯吱,申请或编码到你的行动提醒系统。
“供应”——你需要的一切,并使用,定期写作和打印纸,邮票,回形针,组织,墨水等。
“参考资料”——你的文件、档案夹,目录,手册,列表的代码,等等。
“装饰”——墙装饰,艺术,植物,家庭图片、怀旧、漫画等。
“设备”——家具、电话、电脑、pda、打印机、订书机、开信刀、笔、充电器、投影仪、公文包等。

保持当前的

它通常是一个有价值的锻炼驱邪供应,参考材料、装饰和设备,真的没有时间。很多东西开始是功能在这些类别成为过时的,无用的,或者错误的通过时间的流逝。最好定期清洗和整理桌子,抽屉,货架,台面和文件。很容易去无意识的东西只是因为它在那里,破坏的感觉在您的环境中积极效用。如果你有东西仍在,你不知道如果你再需要(如各种电子配件),考虑把它们
远离你的塑料储物箱贴上“Misc齿轮”,然后您可以重新评估后,其相关性。

文件的样式

重要的是要注意申请在办公室区域的物流,因为除了家具,它最需要空间和物理运动来执行。一般参考文件(也包括项目发展支持文件)应该很容易拿到。你应该消除任何抵抗申请一个纸上的收文篮,如果是潜在有用的信息。(看到我的文章一般参考。)如果你继承了你的办公室,其家具和
布局,你可能审美优雅和功能性无意识的受害者。标准公司问题sideopening需要挂文件的文件柜,不是那么容易使用前开式标准类型与滑块文件直立。大多数人需要四个完整的文件抽屉里为自己的个人一般参考文件中,如果他们有一个简单系统使用的杂项纸质参考资料可以keepworthy。任何可以站起来的参考材料本身你的货架上,书厚的手册和绑定(恰当标示)。别的应该生活在它自己的文件按字母顺序在你的文件柜。

在运输途中和不完整的东西

在工作区域包括:可移动的东西
1。输入要处理
2。行动提醒

输入处理

工作区应该组织使它容易流程输入随机次(电子邮件、语音邮件、邮件,等等)的收文篮,你的邮件应该容易process-able当你搁置在一次电话会议上,或等待某人走进你的办公室。所以不仅仅是手机和电脑,而且手头的收文篮应该够不到的地方。收文篮可以而且应该持有的一切还不是有组织的,所以不需要有“凌乱的办公桌”。当然,我摊开我的东西与客户或项目或工作会议,但是当我想关注别的,我需要re-gather一切,要么重新适当或扔到“在”,直到我可以一遍。当然法律垫或某种形式的简单
手头笔记设备应该是正确的电话响了或者我想检查语音邮件,或者有人会进办公室,让我知道,我想做点什么。

行动提醒

工作区中的行动提醒工具包括(1)日历,(2)提醒as-soon-as-I-can-get-to-it行动,(3)概述项目和长期的结果。这些可以在任何硬件在逻辑上你亲自选为最有效的为你的生活和工作作风。他们可能会在一个活页本计划,软件应用程序和/或纸质文件夹和篮子。

手头通常访问的第一件事就是日历(时钟),让你知道你必须在今天。它说明了“硬景观”为你的一天,所以必须最容易和持续审查设备和信息。下一个最接近进行审查需要行动提醒列表,文件夹,或篮子。(“哎呀,我不需要在会议上另一个15分钟……之间我可以处理,我的盘子什么呢?”)的列表项目,目标,目标,愿景,可能想,等只需要足够可以,每周回顾,他们仔细阅读适当有效的校准你的直观的操作重点。

保持系统

如果组织适当的工作区,根据工作流的真正原则(正如我上面列出)这没什么大不了的,坚持下去。事实上,密闭的系统越多,越失控你可以让它!如果你在一个真正的卷(今天赚大钱),谁在乎如何清理你的桌子吗? !有一个明确的系统,它不仅是容易回控制的事情,实际上是乐趣。没有系统,这是令人沮丧的,总是有一个模糊的感觉失控,因为游戏还没有完全结构化。

每周回顾应该拿回边缘的时候,确保一切就绪,准备另一个成功。但它也是一个伟大的习惯和原则——有疑问时,清洁抽屉里!(还有一个滚来了!)

大卫的个人办公空间(进来吧…!)

在我的书桌上

1。我的两个Fedon堆垛托盘,上面的
下面一个“行动支持”材料
2。两个Fedon线单口文件架架,为我
塑料系统文件和在制品的支持文件
当前活动项目和常务会议)
3所示。笔记本电脑在端口复制器附加到:网络,
打印机、外部存储器驱动和同步
连接器的掌上电脑、iPod、数码相机、贴标机、
扫描仪和数字记录器
4所示。额外的单一Fedon堆垛托盘畜栏电源板
与各种各样的充电器
5。Fedon保持者萤光笔、开信刀、剪刀
6。两个Fedon组织者托盘纸夹,主食
剂、邮票、便签纸、笔、USB大容量存储
棒、唇膏
7所示。订书机
8。透明胶带分配器
9。法律垫
10。装饰世界各地(小)
11。世界地图(Smythson)
12。贴标机(哥哥PT-18)
13。佳能扫描仪(小)

在桌子上

1。小抽屉:笔续杯,主要去除剂,电池,
钱包的填充物,名片、手电筒、记录本存款单,USB耳机。
2。更深层次的抽屉:供应新马尼拉文件夹,小工具,杂项旅行配件等。

在柜台上我后面

1。重量级的订书机
2。惠普打印机/传真机/复印机(2840)
3所示。Fedon堆垛托盘了
4所示。Fedon堆垛托盘为读/评审-杂志、文章

我的文件

在我的书桌上:
1。备忘录文件
2。个人财务文件(a - z)

触手可及:
1。个人DAC公司文件(a - z)
2。一般参考文件(a - z)

也……

1。两个小金属橱柜和抽屉文具、打印机检查,信封

和各种各样的货架上,在壁橱里

1。书
2。打印纸
3所示。大齿轮